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Saiba como realizar a gestão do seu consultório odontológico neste guia!

por | abr 28, 2021 | Empreendedorismo Digital, Marketing Digital

Ter um consultório odontológico não é algo muito simples.

Por mais que você se destaque em oferecer aos seus pacientes cuidados de saúde bucal superiores, é fácil ficar envolvido nas operações diárias a ponto de se esquecer de outro fator essencial para ter uma clínica de sucesso: uma ótima experiência para o paciente. 

A realidade é que, o modo como você realiza a gestão do seu consultório odontológico, faz com que seus pacientes tenham impressões duradouras ,e impacta de forma significativa os seus níveis de retenção.

É muito importante que você seja organizado, fique por dentro das melhores ações e saiba como gerir um consultório odontológico, não se esquecendo de seus clientes.

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Por essa razão, neste guia, daremos ótimas dicas de como realizar a gestão de um consultório odontológico com eficiência. Acompanhe!

Controle as finanças do consultório

Por mais que não haja nenhuma forma de fazer os custos desaparecerem por completo, existem maneiras simples de reduzir suas contas e aliviar os encargos financeiros. O controle financeiro olha para os “números” da gestão em uma tentativa de maximizar o lucro do consultório.

Os profissionais podem tornar o processo de controle financeiro tão simples ou complexo quanto desejarem.

As possibilidades de coleta de dados são infinitas. Se esses profissionais têm um sistema voltado para as finanças do consultório, o problema geralmente é decidir qual, dentre os inúmeros relatórios e análises, eles realmente precisam.

Muitos dentistas querem deixar toda a gestão relacionada ao fluxo de caixa para um contador.

Essa política é aceitável se o contador estiver familiarizado com a prática odontológica e compreender a filosofia pessoal do dentista e seus objetivos. O problema é que a maioria dos contadores desconhece esses pontos.

Eles estão mais voltados ​​para números fiscais. Se um dentista encontrar um contador que conheça os números do consultório odontológico, ele deve usar esse profissional a seu favor.

Caso contrário, precisará ser o seu próprio analista financeiro.

Ofereça um atendimento humanizado para os pacientes

A fim de assegurar que seus pacientes permaneçam satisfeitos com sua prática e com os serviços que você disponibiliza, não espere que suas habilidades profissionais e a eficiência de sua equipe, por si só, causem uma impressão adequada.

Em um ambiente competitivo e financeiramente desafiador, você e sua equipe precisam se envolver ativamente e realizar um atendimento humanizado de seus pacientes.

Parte disso está ligada à qualidade clínica. Os pacientes podem não ser capazes de julgar isso muito bem, mas você pode causar a impressão certa — por exemplo, com o coordenador da recepção mencionando que você é um excelente dentista ou com postagens na mídia social elogiando a sua nova e excelente tecnologia de imagem.

No entanto, a humanização do atendimento baseia-se principalmente no excelente serviço ao cliente e na atenção pessoal.

Se os pacientes se sentirem seguros em confiar sua saúde bucal a você, sabendo que cuidará bem deles, o relacionamento vai prosperar.

Faça tudo que puder para convencer os pacientes — desde a primeira vez em seu consultório — de que você não apenas se preocupa com a saúde bucal deles, mas também com eles.

Faça uma boa gestão de pessoas e treine a sua equipe

A experiência de um paciente começa com o seu primeiro ponto de contato, que normalmente é com uma recepcionista ou com outro membro da equipe de atendimento. Na verdade, sua equipe de recepção gerará a primeira impressão para novos pacientes que ligam para o consultório.

Seu profissionalismo, a atitude e as habilidades de comunicação deixam uma impressão duradoura nos pacientes — uma imagem que pode promover ou desvalorizar o seu serviço. 

Dessa forma, a formação profissional e uma boa gestão de pessoal são elementos essenciais para a condução de um consultório odontológico.

Certifique-se de que cada pessoa que se relaciona de alguma forma com seus pacientes, pessoalmente ou por telefone, seja treinada para aproveitar ao máximo cada interação.

De técnicas avançadas de comunicação e atendimento ao cliente até especialização técnica e melhores práticas odontológicas, um programa de treinamento de atendimento odontológico de qualidade dará à sua equipe as habilidades necessárias para marcar mais consultas e melhorar a satisfação do paciente.

Divulgue o consultório

A odontologia se tornou uma indústria competitiva e é uma profissão maravilhosa para se trabalhar. Porém, assim como outras, também tem seus desafios. Um dos maiores desafios enfrentados pela maioria dos dentistas é, sem dúvida, a aquisição de novos pacientes.

Felizmente, uma estratégia de marketing e publicidade bem projetada e eficaz pode fazer com que seus serviços se destaquem dos outros.

Se feito corretamente, o marketing odontológico pode trazer novos pacientes ao seu consultório.

O dentista pode fazer isso de várias maneiras. Uma das mais eficazes é postando constantemente em plataformas de mídia social e usando o SEO para divulgar seus serviços.

Outro método eficaz é fazer marketing nas redes sociais, a fim de atingir mais pacientes. É possível utilizar o Facebook com seu recurso de publicidade paga para atrair pessoas específicas em sua região.

Além disso, o melhor lugar para começar a fazer marketing é, na verdade, dentro de sua própria clínica com os pacientes que já realizam tratamento com você.

Se você está procurando uma agência para fazer o marketing 360º do seu consultório, entre em contato conosco aqui.

Vender para seus pacientes atuais é mais fácil e econômico do que tentar trazer novos. Seus clientes estão sempre precisando de tratamento odontológico, seja para uma melhoria estética, seja de um trabalho de restauração, seja de uma simples limpeza e de um exame.

Eles já são fiéis ao seu consultório odontológico, então, é muito mais fácil trazê-los de volta para o tratamento de que já precisam. De maneiras formais e informais, pergunte aos pacientes como eles se sentem sobre suas experiências em sua clínica.

Invista em equipamentos odontológicos de qualidade

Não é nenhum segredo que o equipamento antigo tem maior probabilidade de quebrar, e isso geralmente acontece nos momentos mais inconvenientes. A última coisa que você quer é sua autoclave apresentando falhas quando você tiver uma semana cheia de compromissos consecutivos.

Equipamentos velhos e gastos tornam seu trabalho mais lento. Você precisa recuperar o tempo perdido em outro lugar, e isso pode ser frustrante, especialmente quando você sabe que há modelos mais rápidos disponíveis.

Ademais, nem é preciso dizer que você precisa se certificar de que seu equipamento de esterilização está atualizado.

Descobertas estão sendo feitas continuamente em relação ao controle de infecções, e é importante ficar por dentro delas.

Substituir equipamentos de esterilização desatualizados é apenas uma das maneiras de garantir que você esteja sempre colocando a segurança do paciente em primeiro lugar.

É importante incutir confiança em seus pacientes por ter o maquinário mais recente, que ajuda sua prática a funcionar sem problemas. Equipamentos atualizados, combinados com um sorriso e uma recepção calorosa, farão com que eles voltem sempre!

Mantenha o ambiente da clínica limpo e organizado

O atendimento odontológico vem com muita bagagem. Alguns pacientes lutam contra a ansiedade odontológica que pode impedi-los de acessar os serviços necessários. Se o seu ambiente não for calmo e convidativo, você pode afastá-los ainda mais.

Além do mais, a organização, a limpeza e a arrumação do local impactarão a percepção das pessoas em relação ao seu consultório.

Utilize um software para clínicas

O software para gestão de clínica odontológica é uma solução para que um cliente fique satisfeito com o atendimento prestado e, ao mesmo tempo, para manter a lucratividade. Sua facilidade de utilização é um dos recursos mais importantes de um bom software.

Outro recurso obrigatório é a funcionalidade de acesso a seus dados de qualquer dispositivo que você estiver usando, como um notebook, PC, tablet ou smartphone.

Assim, você ficará sempre conectado à sua equipe, não importando onde esteja. Seu software precisa disponibilizar a função de rastrear seus custos e finanças por meio de um painel integrado e de uma ferramenta de relatórios.

É muito perigoso trabalhar com base na intuição, sendo importante utilizar painéis para rastrear indicadores de desempenho em seu negócio para melhores decisões.

Seu painel precisa disponibilizar uma visão mais ampla de seu empreendimento, se aprofundando para obter detalhes mais completos.

Além disso, um sistema de agendamento odontológico de qualidade, por exemplo, faz mais do que apenas permitir que você marque consultas.

Ele ajuda a gerar um fluxo melhor de pacientes, aumenta a produtividade, reduz o estresse para colaboradores e clientes, além de contribuir para o atendimento ao cliente que seus pacientes desejam.

É por isso que você precisa garantir que seu consultório dentário tenha o software de agendamento mais flexível, eficiente e atualizado possível.

Crie uma cultura saudável

Depois de descobrir o que diferencia o seu consultório odontológico dos outros, é o momento de mergulhar um pouco mais fundo e descobrir sua cultura de escritório.

Até a decoração do local e o ambiente físico têm um papel essencial nessa cultura. Inclusive, ela já existe, é necessário apenas achá-la.

Ela está em sua personalidade, no seu modo de liderar, nos seus valores, nos seus sistemas, nos seus comportamentos, nos seus objetivos e na maneira como os integrantes da equipe interagem entre si e também com os pacientes. Em suma, é como seu consultório conduz sua prática odontológica.

Quando ajustado, o seu modo único de realizar as coisas consegue maximizar a produtividade, atrair funcionários qualificados e fazer com que os pacientes voltem para mais serviços.

Além disso, um funcionário feliz trabalhará mais por você. Então, considere maneiras de manter seu escritório divertido e positivo, por exemplo, oferecendo refeições para a equipe e promovendo eventos de happy hour no escritório.

Além disso, certifique-se de abordar as preocupações o quanto antes e com frequência, pois a  maioria dos problemas pode ser resolvida com uma comunicação clara e direta.

A maneira como você lida com entraves como gerente definirá o modo como lidará com outros conflitos internos.

Não se atrase

Imprevistos acontecem com todo mundo. A vida pode ser imprevisível e, às vezes, atrasar-se é inevitável.

No entanto, como um profissional responsável pela área odontológica, você define o padrão do que é adequado ao seu consultório.

Faça o possível para evitar ou, pelo menos, reduzir o atraso ao mínimo e comunique-se sempre que achar que chegará alguns minutos atrasado. Isso criará transparência e confiança, e você verá que sua equipe terá a mesma preocupação com a pontualidade.

Valorize sua equipe

Construa carreiras para a sua equipe, não ofereça apenas um emprego. Os membros do time que têm a capacidade de se concentrar no futuro inspiram confiança em seus pacientes. Pessoas que apenas têm um emprego raramente têm qualquer uma dessas capacidades.

Invista neles! O que você fez com a intenção de criar um ambiente de trabalho que crescesse e apoiasse os pontos fortes daqueles que optaram por trabalhar com você? Não é suficiente dar a eles uma descrição do trabalho — ajude-os a ver sua visão para que possam criar uma visão própria.

Mantenha os registros organizados

Manter-se organizado é extremamente importante. Não só a sua empresa se beneficiará com as informações e com os arquivos dos pacientes quando estiverem mais fáceis de encontrar, mas você estará se protegendo caso seja atingido por quaisquer questões legais.

Considere fazer cópias de seus documentos importantes, mas certifique-se de seguir as leis de conformidade com documentos confidenciais de pacientes.

Tenha um bom relacionamento com seus pacientes

Para um consultório odontológico, nada mais importa do que ter um conjunto de pacientes fiéis que o visitam regularmente e que recomendam o consultório a familiares e amigos.

Afinal de contas, conseguir manter os pacientes que já tratam com você tem um custo menor do que ter que conquistar novos.

No entanto, manter os pacientes que já se tratam com você exige mais do que somente oferecer um estabelecimento com fácil acesso e horários mais convenientes.

O fato é que a questão é envolver-se com os clientes, ganhar sua confiança, conquistá-los em um nível emocional e estabelecer relacionamentos mais duradouros.

Hoje em dia, devido à era digital, existem muitas oportunidades para que os dentistas não apenas alcancem os seus pacientes e os potenciais, mas também para que estejam em contato com eles continuamente.

Por fim, agora, você sabe como realizar a gestão de consultório odontológico de forma eficiente. Além disso, é muito importante utilizar as estratégias e ferramentas adequadas para gerenciar a sua clínica.

Conteúdo desenvolvido pela equipe do Clínica nas Nuvens, software médico para simplificar a gestão de clínicas e consultórios.  

 

Conte com a Gesto para obter os melhores resultados. 😉

 

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